Optimeret projektøkonomi i en vidensbaseret virksomhed

En investering i fremtiden: Business Intelligence hjalp Democracy X med at forbedre projektøkonomien, styrke beslutningsgrundlaget og øge medarbejdertilfredsheden

Med en målrettet investering i Business Intelligence fra Initiate har Democracy X ændret organisationens måde at drive projekter på og træffe beslutninger om nye projekter. De manuelle Excel-ark er blevet afløst af intuitive dashboards og budgetteringsværktøjer – til glæde for både medarbejdere og ledelse.

Baggrund

Democracy X arbejder med samfundsforandringer i krydsfeltet mellem demokrati, teknologi og bæredygtighed og er etableret som en erhvervsdrivende fond. Organisationen leverer projekter inden for borgerinddragelse, facilitering og samfundsforandring.

Læs mere: DEMOCRACY X – Teknologi, Samfund og Bæredygtighed.

Udfordringen

Som erhvervsdrivende fond er det afgørende, at alle projekter styres med økonomisk præcision og effektiv ressourceallokering for at sikre størst mulig samfundsværdi.

Før samarbejdet med Initiate var projektstyringen og budgettering hos Democracy X præget af tidskrævende manuelle Excel-ark. Samtidig var det svært at få et præcist overblik over, hvilke ressourcer der var til rådighed på de forskellige projekter og hvor mange timer, der var brugt og dermed om et projekt var rentabelt. 

Det gjorde det svært at planlægge og udnytte kapaciteten korrekt, følge udviklingen i projekterne og samtidig sikre en balanceret arbejdsdag for medarbejderne. 

Når man arbejder for at skabe samfundsforandring, er det afgørende med præcise data, der kan dokumentere, prioritere og optimere indsatsen. Initiate har med deres dybe forretningsindsigt og tekniske kompetencer været en uvurderlig partner, der sikrer, at vi opnår præcis den effekt, vi ønsker.

Dan Holt Højgaard

Vicedirektør, Democracy X

En løsning med to ben: Rapportering og budgettering

I samarbejde med Initiate har Democracy X fået en skræddersyet BI-løsning, som består af to centrale elementer: et rapporteringsværktøj og et budgetteringsværktøj.

“BI-løsningen har flyttet os fra tunge, manuelle rutiner til hurtige, datadrevne beslutninger – det har ændret vores måde at arbejde på,” fortæller Dan Holt Højgaard, Vicedirektør.

Løsningen

Overblik over projekter og ressourcer

Initiate har designet og implementeret en robust analyseplatform baseret på en moderne dataplatform, som effektivt indsamler, behandler og strukturerer data fra en række forskellige kildesystemer. Platformen bygger på en fleksibel cloud-arkitektur, som sikrer høj skalerbarhed og minimal nedetid, hvilket gør løsningen både driftssikker og fremtidssikret.

Denne tekniske platform danner grundlag for et omfattende rapportunivers, der har optimeret hverdagen markant for projektledere, konsulenter og administrative medarbejdere hos Democracy X. Intuitive dashboards, som trækker data i realtid, viser medarbejderne præcist, hvilke projekter de er allokeret til, samt den aktuelle status på deres timeforbrug. For projektansvarlige giver platformen en samlet indsigt i bemanding, kapacitet, tidsregistreringer og ferieplanlægning, hvilket skaber bedre balance og mere effektiv ressourcefordeling på tværs af organisationen. Den tekniske løsning sikrer således, at overbelægning og underudnyttelse aktivt forebygges.

Desuden inkluderer platformen specialudviklede Excel-rapporter med avanceret integration, der tillader dybdegående analyse af både projektbudgetter og virksomhedens samlede økonomiske status. Disse rapporter, drevet af præcise dataflows og automatiserede opdateringer, giver et klart og løbende opdateret billede af projektstatus og budgetopfølgning.

Endvidere giver den tekniske løsning Democracy X mulighed for selv at oprette, modificere og udvide specialrapporter efter behov via intuitive brugergrænseflader og værktøjer, der ikke kræver avanceret teknisk ekspertise. Dette understøtter en effektiv løbende styring af både projektøkonomi og ressourcer, og sikrer høj fleksibilitet i takt med at behovene udvikler sig.

Bedre styring – færre økonomiske overraskelser

De tidligere manuelle Excel-ark er blevet erstattet af et intelligent og automatiseret budgetværktøj, som automatisk indsamler data fra flere systemer og løbende opdaterer centrale økonomiske nøgletal og ressourceoversigter. Medarbejdere behøver derfor ikke længere at bruge tid på at opdatere og kontrollere data manuelt, hvilket reducerer risikoen for fejl og sparer værdifuld tid.

Ledelsen har altid et klart overblik over økonomi og ressourcer uden behov for manuelt at indhente opdateringer fra forskellige afdelinger. Det gør det nemt at tage hurtige og velinformerede beslutninger.

Projektledere kan i realtid følge projektets økonomiske udvikling og hurtigt opdage, hvis udgifterne begynder at overskride budgettet. De kan dermed gribe ind tidligt, justere planer og undgå uventede økonomiske overraskelser. Det sikrer, at pengene bliver brugt mest muligt effektivt.

Jo bedre vi styrer vores projekter, jo større samfundsværdi kan vi skabe. Initiate har ikke bare leveret en stærk BI-løsning – de har også været en fantastisk samarbejdspartner, der engagerer sig helhjertet i vores udfordringer. Deres proaktive tilgang hjælper os med at maksimere effekten af hver eneste time og krone, vi investerer.

Dan Holt Højgaard

Vicedirektør, Democracy X

Hurtigere og mere præcis bestyrelsesrapportering

Tidligere var bestyrelsesrapporteringen en tung og tidskrævende opgave, hvor data skulle samles og opdateres manuelt med risiko for fejl. Nu har ledelsen præcise og opdaterede data med få klik. Dette sparer tid, reducerer fejlmarginen markant og sikrer, at beslutninger tages på et solidt datagrundlag. Det frigiver ressourcer og styrker bestyrelsens beslutningskraft.

“De BI værktøjer, Initiate har udviklet til os, har givet os det overblik, vi havde brug for – både over ressourcer, kapacitet og økonomi. Det betyder, at vi kan arbejde både mere effektivt og strategisk,” siger Dan Holt Højgaard, Vicedirektør.

Support og overvågning

Democracy X har også en Service Level Agreement (SLA) med Initiate. Aftalen sikrer kontinuerlig overvågning af løsningerne og hurtige responstider ved behov for support, og sikrer direkte målbar værdi gennem øget driftssikkerhed og minimalt nedetid.

Den aktive overvågning betyder, at potentielle problemer identificeres og afhjælpes hurtigt, ofte allerede før Democracy X selv opdager dem. Det resulterer i en mere stabil arbejdsproces, hvor medarbejderne trygt kan fokusere på at skabe maksimal samfundsværdi uden at blive afbrudt af tekniske udfordringer. Hurtige responstider sikrer samtidig, at eventuelle uforudsete hændelser bliver håndteret prompte, hvilket reducerer risikoen for tabt produktivitet og spildte ressourcer. Kort sagt betyder SLA’en med Initiate, at Democracy X får mere ud af deres investeringer og kan bruge energien på deres kerneopgaver frem for tekniske bekymringer.

---