Politik

Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for Initiate ApS

Her kan du læse, hvordan vi håndterer dine personoplysninger, der er alle slags oplysninger og informationer, der på en eller anden måde kan henføres til dig.

Dine oplysninger kan vi have fået fra dig eller fra andre i forbindelse med gennemførelse af køb eller levering af ydelser til vores kunder, i forbindelse med levering af en service, i forbindelse med at du har tilmeldt dig et arrangement, i forbindelse med din ansøgning om et job hos os eller ved besøg på vores hjemmeside.

1. Dataansvarlig

Initiate ApS er dataansvarlig for de personoplysninger der indsamles. Vi sørger for, at behandling af personoplysninger sker i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning.’

Vores kontaktoplysninger er:

Initiate ApS
CVR-nr. 37609757
Kultorvet 2, 2. sal
1175 København K
Telefon: +45 53 70 40 70

I de situationer, hvor Initiate ApS fungerer som databehandler, vil vi foruden lovgivningen altid være underlagt en skriftlig databehandleraftale, der beskriver, hvordan vi beskytter personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

2. De forskellige typer af behandling

2.1. Gennemførelse af køb og levering af ydelser til vores kunder

Når du er kunde hos os, behandler vi almindelige personoplysninger om vores kontaktpersoner og andre relevante personer hos jer i form af navn, adresse, e-mailadresse, arbejdsplads, stillingsbetegnelse, telefonnummer og betalingsoplysninger. Formålet med vores behandling af disse personoplysninger er at gennemføre et køb og at levere vores ydelser i overensstemmelse med den aftale, der er indgået.

Hvis du er kunde hos, behandler vi dine personoplysninger på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, om opfyldelse af en kontrakt.

Hvis du repræsenterer en virksomhed eller organisation, der er kunde hos os, behandler vi dine personoplysninger på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, om legitim interesse. Vores legitime interesse er at kunne opfylde den kontrakt, som vi har indgået med den virksomhed eller organisation, som du repræsenterer.

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe kundeforholdet eksisterer. Vi sletter dine personoplysninger senest 5 år efter afslutningen af regnskabsåret, hvor kundeforholdet ophører eller senest når vores ansvar for den levere ydelse ophører.

2.2. Nyhedsbreve og arrangementer

Nyhedsbreve:
Du modtager vores nyhedsbreve, når du selv har tilmeldt dig vores nyhedsbreve. I den forbindelse behandler vi almindelige personoplysninger om dig i form af dit navn, titel, arbejdsplads, adresse, telefonnummer, og typen af nyhedsbrev. Formålet med vores behandling af dine personoplysninger er, at vi kan levere vores nyhedsbreve til dig.

Til brug for vores udsendelse af nyhedsbreve opbevarer vi dine personoplysninger medn heblik på at udsende nyhedsbreve, så længe du ønsker at modtage nyhedsbreve fra os og i 2 år derefter.

Vi behandler dine personoplysninger på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, om samtykke. Du kan altid afmelde dig nyhedsbrevet via linket i bunden af nyhedsbrevet eller ved at kontakte [backoffice@initiate.dk].

Vi videregiver eller overlader dine personoplysninger til følgende kategorier af modtagere: vores samarbejdspartnere og databehandlere.

Arrangementer:
Vi behandler en række almindelige personoplysninger om dig, når du deltager i et arrangement hos os med henblik på, at vi før og efter arrangementet kan kontakte dig. Der er tale om oplysninger såsom dit navn, stilling, e-mailadresse, arbejdssted samt telefonnummer. Vi indsamler alene personoplysningerne direkte fra dig eller den virksomhed, du er tilknyttet.

Vi behandler dine personoplysninger på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, idet oplysningerne er nødvendige for at kunne opfylde aftalen med dig om deltagelsen i vores arrangement, samt artikel 6, stk. 1, litra f, om legitim interesse. Vores legitime interesse er at kunne administrere arrangementets afholdelse.

Vi opbevarer som udgangspunkt oplysningerne, indtil arrangementet er afsluttet og evalueret, og evt. til brug for invitationer til fremtidige arrangementer af samme art.

2.3. Henvendelser

Hvis du kontakter os via en e-mailadresse eller en kontaktformular på vores hjemmeside eller i forbindelse med andre henvendelser, behandler vi almindelige personoplysninger om dig i form af navn, e-mailadresse, adresse, arbejdssted, stilling og eventuelle andre personoplysninger, som fremgår af din henvendelse.

Vi behandler dine personoplysninger på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6,

stk. 1, litra f, om legitim interesse. Vores legitime interesse er at kunne modtage, følge op

på og besvare din henvendelse.

Vi opbevarer som udgangspunkt din henvendelse i 6 måneder. Der kan dog være omstændigheder, som gør, at vi opbevarer din henvendelse i længere tid. I de tilfælde kan du altid læse mere i denne privatlivspolitik om vores behandling af dine personoplysninger.

2.4. Indhold på sociale medier og hjemmesiden

Vi laver opslag på sociale medier som Linkedin og på vores hjemmeside med det formål at oplyse om vores ydelser og vise tilbagemeldinger fra kunder og samarbejdspartnere. I den forbindelse behandler vi almindelige personoplysninger i opslagene i form af navn, eventuelt arbejdssted, navn, stilling og billeder.

Vi behandler personoplysningerne på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, om samtykke.

Vi sletter oplysningerne løbende og senest 5 år efter publiceringen af indholdet. Der kan dog være særlige omstændigheder, som gør, at vi er berettiget eller forpligtet til at opbevare oplysningerne i en længere periode.

2.5. Hjemmesiden

Når du besøger vores hjemmeside www.initiate.dk opsamler vi data om dig for at kunne lave statistik, optimere hjemmesiden, benytte huskefunktioner og målrette markedsføring. Vi behandler blandt andet følgende:

Din IP-adresse, som anvendes til statistiske formål og remarketing,
Dit operativsystem og browserversion, som anvendes til optimering af den fremtidige brugeroplevelse på hjemmesiden,
Dato og klokkeslæt for besøget på hjemmesiden, som udelukkende anvendes til statistiske formål,
Vi placerer cookies på din enhed, herunder tredjeparts-cookies. Se mere i vores cookiepolitik Link,
Data videregives til tredjeparter som Google og Facebook for at få gennemført statistik eller målrette remarketing.

Vi behandler dine personoplysninger på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, om legitim interesse. Vores legitime interesse er at tilbyde dig en interessant hjemmeside, der fungerer optimalt. Derudover behandler vi dine personoplysninger på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, om samtykke.

2.6. Jobansøgere og medarbejdere

[Alternativ 1]

Hvis du søger et job hos os, behandler vi de personoplysninger, som du selv har givet os eller oplysninger fra andre, som vi kontakter. Det gør vi, for at vi kan vurdere din ansøgning og dig. Vi gemmer alle ansøgninger i en periode på op til [6 måneder] efter ansøgningsfristen, sådan at vi kan være sikre på, at vi finder den rette kandidat til stillingen.

Vi behandler dine personoplysninger på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, om samtykke og databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, om legitim interesse. Vores legitime interesse er at læse din ansøgning og indhente oplysninger hos andre for at vurdere, om du er den rette kandidat til stillingen.

Når du er ansat hos os, behandler vi almindelige personoplysninger om dig i form af navn, adresse, e-mailadresse, kontaktoplysninger, lønoplysninger samt bank- og kontooplysninger. Derudover behandler vi fortrolige oplysninger om dig i form af dit CPR-nummer. Endelig behandler vi følsomme personoplysninger om dig i form af eventuelle helbredsoplysninger.

Vi behandler dine almindelige personoplysninger på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, fordi vores behandling er nødvendig for at opfylde ansættelseskontrakten med dig, og artikel 6, stk. 1, litra f, om legitim interesse. Vores legitime interesse er at kunne kommunikere med dig om arbejdsrelaterede forhold og at kunne give dig information.

Vi behandler dine fortrolige oplysninger på grundlag af databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1, fordi vi er forpligtet til at give SKAT en række oplysninger om dig, herunder dit CPR-nummer.

Vi behandler dine følsomme personoplysninger på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f, fordi vores behandling af dine helbredsoplysninger er nødvendig for, at et retskrav relateret til eksempelvis en arbejdsskade eller andre arbejdsrelaterede forhold kan fastlægges, gøres gældende og forsvares.

Når du ikke længere er ansat hos os, opbevarer vi som udgangspunkt dine personoplysninger i en periode på 10 år efter fratrædelse, dog kan der være særlige omstændigheder, som gør, at vi er forpligtet til at opbevare dem i en længere periode.

2.7. Databehandler

I forbindelse med at vi leverer ydelser til vores kunder, agerer vi i nogle tilfælde som databehandler. I de tilfælde indgår vi altid en databehandleraftale med vores kunde, som lever op til kravene i GDPR. Såfremt der er spørgsmål til vores rolle som databehandler, henviser vi alle til at række ud til den dataansvarlige.

3. Hvordan

For at kunne tilbyde dig ydelser, rådgivning, en god hjemmeside, arrangementer, nyhedsbreve, jobs m.v., er det nødvendigt for os at behandle dine personoplysninger ved at indsamle, registrere, systematisere, opbevare, bruge, gemme, slette, overføre og videregive dine oplysninger.

4. Modtagere eller kategorier af modtagere

Vi kan videregive eller overlade dine personoplysninger til vores databehandlere, tredjepartsløsninger, offentlige myndigheder, herunder SKAT og Lønmodtagernes Garantifond og Arbejdsmarkedets Erhvervssikring.

5. Overførsel af personoplysninger til tredjelande

Al data gemmes på servere inden for EU eller EØS. Vi overfører derfor ikke dine personoplysninger til tredjelande.

[Alternativ 1]

I visse tilfælde overfører vi dine personoplysninger til modtagere i tredjelande. Dette sker, når vi gør brug af databehandlere uden for EU eller EØS. Overførselsgrundlaget er EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller andre fornødne garantier i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 46, hvis EU-Kommissionen ikke har truffet afgørelse om tilstrækkeligheden af tredjelandets beskyttelsesniveau. Du kan kontakte backoffice@initiate.dk, hvis du ønsker oplysninger om, hvordan du kan få en kopi af det relevante overførselsgrundlag, eller hvor det relevante overførselsgrundlag er gjort tilgængeligt.

6. Sikkerhed

De oplysninger, som du giver os, eller som vi får om dig fra andre, sørger vi for at opbevare sikkert og fortroligt. Rent teknisk sørger vi for altid at bruge databehandlere, som vi har sikret os har den samme sikkerhed omkring dine oplysninger, som vi har, og internt organisatorisk hos os har vi fokus på at uddanne og undervise hinanden i at sørge for en høj datasikkerhed. Når det er hensigtsmæssigt, sørger vi for at kryptere, pseudonymisere eller anonymisere dine personoplysninger. Vi vil til enhver tid sikre, at vi overholder den gældende persondatalovgivning.

Vi har truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at dine personoplysninger hændeligt eller ulovligt bliver slettet, offentliggjort, fortabt, forringet eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med den til enhver til gældende lovgivning.

Vi sletter dine personoplysninger, når vi ikke længere har brug for at behandle dem til at opfylde et eller flere af de formål, som vi har nævnt ovenfor. Der kan være særlige regler i love, som eksempelvis i bogførings-, hvidvask- og forældelsesloven, der giver os ret og pligt til at opbevare dem i længere tid.

7. Retten til at trække dit samtykke tilbage

Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke om vores behandling af dine personoplysninger tilbage. Det kan du gøre ved at sende en e-mail til backoffice@initiate.dk. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for din tilbagetrækning. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det derfor først virkning fra det tidspunkt.

Husk, at hvis du trækker dit samtykke tilbage til, at vi kan sende dig et af vores nyhedsbreve, kan vi ikke længere sende dig det pågældende nyhedsbrev.

8. Dine rettigheder

Du har en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine personoplysninger:

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Ret til berigtigelse (rettelse)
Ret til sletning
Ret til begrænsning af behandling
Ret til indsigelse
Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du kan finde på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, kan du sende en e-mail til backoffice@initiate.dk.

9. Klage til datatilsynet

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til Datatilsynet. Du finder Datatilsynet her: Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, telefon 33 19 32 00 eller via e-mail dt@datatilsynet.dk.

10. Har du spørgsmål?

Hvis du har nogen spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du til enhver tid velkommen til at sende en e-mail til backoffice@initiate.dk.